Tata Arsip, Siap Menjadi Unit Percontohan Arsip di Lingkungan Untidar pada 2028

[15 September] Suatu saat nanti, unit perpustaakaan akan berubah menjadi unit perpustakaan dan arsip. Oleh karena itu kami jauh-jauh hari memantaskan diri sehingga kelak akan siap menjadi unit arsip di lingkungan Untidar. Tidak main-main, kami mengundang dari konsultan arsip yang juga mantan praktisi di bidang pusdokinfo Undip, Ibu Yuniwati Yuventia, bersama arsiparis alumni Universitas Indonesia dan Universitas Diponegoro yang sekarang bekerja sebagai praktisi arsip di Dinas Perpustakaan Kota Semarang, Bapak Moh. Lutfi Hakim dan Bapak Afif Choirul Falah.

Hari ini, kami mendapat materi tentang perencanaan pengelolaan arsip jangka panjang, sehingga Perpustakaan Untidar mampu merancang target pengelolaan arsip sampai menjadi pengelolaan yang sesuai standar pada 2027.

Hal mendasar yang perlu kami rubah adalah kebiasaan mengarsip arsip aktif menggunakan ordner (otner) sehingga perlu dimulai dari menggantinya menjadi map gantung di almari filling kabinet. Sehingga pada akhir 2023 ini, kami memiliki target standar arsip yaitu tidak menggunakan otner lagi, melainkan map gantung. Artinya pada 2023 ini, pengelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Untidar sudah sesuai standar pengelolaan arsip.

Pada 2024, perlunya pengelolaan arsip dinamis inaktif dan pengusulan penambahan kode klasifikasi urusan perpustakaan, dikarenakan kode yang dibuat pada Tata Naskah Dinas dan Kode Arsip yang dibuat Untidar. Sekaligus pada 2024, perlu diadakan peralatan dan perlengkapan untuk mendukung pengelolaan arsip yaitu map gantung, filling kabinet (sudah memiliki 2 buah), kartu fisis, kartu kendali, label boks arsip, boks arsip, tali rapiah, skat arsip folio, fumigasi tiap semester, tespenestran, ternit kontrol, rol opek, dan kertas kraf, serta kertas samson untuk membungkus arsip lama.

Pada 2025, masuk tahap pengelolaan arsip statis, di mana boks arsip ditata di rak arsip. Sehingga perlu juga mengadakan pembelian rak arsip.

Pada 2026, masuk tahap pengelolaan arsip vital dan restorasi arsip. Dan pada 2027, masuk tahap perawatan arsip. Pada dua tahun ini, perlu mengalihmediakan dokumen vital seperti SK, foto pimpinan sejak perpustakaan berdiri, dan arsip vital lainnya. Sehingga pada 2028, arsip perpustakaan siap menjadi percontohan di lingkungan Untidar.