Tata Arsip, Siap Menjadi Unit Percontohan Arsip di Lingkungan Untidar pada 2028

/in /by

[15 September] Suatu saat nanti, unit perpustaakaan akan berubah menjadi unit perpustakaan dan arsip. Oleh karena itu kami jauh-jauh hari memantaskan diri sehingga kelak akan siap menjadi unit arsip di lingkungan Untidar. Tidak main-main, kami mengundang dari konsultan arsip yang juga mantan praktisi di bidang pusdokinfo Undip, Ibu Yuniwati Yuventia, bersama arsiparis alumni Universitas Indonesia dan Universitas Diponegoro yang sekarang bekerja sebagai praktisi arsip di Dinas Perpustakaan Kota Semarang, Bapak Moh. Lutfi Hakim dan Bapak Afif Choirul Falah.

Hari ini, kami mendapat materi tentang perencanaan pengelolaan arsip jangka panjang, sehingga Perpustakaan Untidar mampu merancang target pengelolaan arsip sampai menjadi pengelolaan yang sesuai standar pada 2027.

Hal mendasar yang perlu kami rubah adalah kebiasaan mengarsip arsip aktif menggunakan ordner (otner) sehingga perlu dimulai dari menggantinya menjadi map gantung di almari filling kabinet. Sehingga pada akhir 2023 ini, kami memiliki target standar arsip yaitu tidak menggunakan otner lagi, melainkan map gantung. Artinya pada 2023 ini, pengelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Untidar sudah sesuai standar pengelolaan arsip.

Pada 2024, perlunya pengelolaan arsip dinamis inaktif dan pengusulan penambahan kode klasifikasi urusan perpustakaan, dikarenakan kode yang dibuat pada Tata Naskah Dinas dan Kode Arsip yang dibuat Untidar. Sekaligus pada 2024, perlu diadakan peralatan dan perlengkapan untuk mendukung pengelolaan arsip yaitu map gantung, filling kabinet (sudah memiliki 2 buah), kartu fisis, kartu kendali, label boks arsip, boks arsip, tali rapiah, skat arsip folio, fumigasi tiap semester, tespenestran, ternit kontrol, rol opek, dan kertas kraf, serta kertas samson untuk membungkus arsip lama.

Pada 2025, masuk tahap pengelolaan arsip statis, di mana boks arsip ditata di rak arsip. Sehingga perlu juga mengadakan pembelian rak arsip.

Pada 2026, masuk tahap pengelolaan arsip vital dan restorasi arsip. Dan pada 2027, masuk tahap perawatan arsip. Pada dua tahun ini, perlu mengalihmediakan dokumen vital seperti SK, foto pimpinan sejak perpustakaan berdiri, dan arsip vital lainnya. Sehingga pada 2028, arsip perpustakaan siap menjadi percontohan di lingkungan Untidar.

Penataan Koleksi Perpustakaan Untidar Berbasis Prodi

/in /by

[5 Sept] Perpustakaan Untidar keluar dari pakemnya. Kami melakukan jemput bola langsung berhadapan dengan ketua program studi yang ada di Untidar. Kami berinovasi untuk mempermudah dosen dan mahasiswa dalam mencari referensi (buku) yang seharusnya mereka baca. Seringkali, terutama mahasiswa baru, kebingungan mencari bahan bacaan yang sesuai dengan mata kuliah yang sedang mereka hadapi. Datang ke perpustakaan hanya bermodal judul mata kuliah, mahasiswa mengetikkannya di mesin katalog koleksi, sayang seribu sayang, tidak sedikit yang kecewa karena buku yang mereka cari tidak ada di perpustakaan, padahal tidak semua judul buku menggunakan diksi dari judul mata kuliahnya. Akhirnya dari hasil assessment tersebut, kami akan membuat sistem informasi pencarian koleksi menjadi lebih mudah untuk ditelusur sesuai mata kuliahnya, prodinya, dan fakultasnya. Sehingga ketika mencari dengan kata kunci kata kuliah tertentu, maka akan keluar seluruh referensi yang dosen rekomendasikan untuk dibaca untuk mata kuliah tersebut. Begitu juga jika mencari kata kunci dengan nama program studi maka akan keluar seluruh referensi dari seluruh mata kuliah di prodi tersebut. Sama halnya dengan fakultas, maka akan keluar referensi buku dari seluruh mata kuliah dan seluruh prodi yang ada di fakultas tersebut. Oleh karena itu, kami memerlukan data mata kuliah, referensi, dan rekomendasi buku langsung dari dosen. Sehingga pada hari ini, kami menyelenggarakan sosialiasi kepada seluruh ketua prodi yang hadir di lantai 2 Perpustakaan dan ketua prodi pun setuju dengan mengirimkan daftar referensinya ke perpustakaan. Untuk menindaklanjuti hal tersebut, maka pada bulan Oktober akan direkap daftar referensi masing-masing prodi oleh tenaga kependidikan masing-masing program studi yang kemudian di presentasikan di perpustakaan. Diharapkan sistem ini akan rampung pada semester ini dan bisa beroperasi pada akhir tahun ini dengan baik, mahasiswa pun pasti lebih senang mendengar kabar baik ini.